10 tips para tener en cuenta a la hora de redactar informes de trabajo.

Hace ya mucho tiempo, y a instancias del Pulpo, redacté un post en el que di los lineamientos generales para redactar un informe sobre un trabajo profesional, fundamentalmente  -aunque no exclusivamente- resultante de la investigación científica.

Ese post resultó uno de los más convocantes, y por supuesto tuvo muchos comentarios, entre los cuales destaco el de Rosalba, quien me pidió que actualizara información para abarcar más aspectos del tema. Pues bien, aquí está una primera ampliación sobre el tópico.

Les recomiendo que lean primero aquel post del que les hablaba, ya que no repetiré ahora lo que allí ya expuse, sino que me referiré a diez puntos a tener en cuenta, sobre todo, mencionando los errores comunes que se deben evitar.

1. Prestar atención al estilo literario pertinente.

El modo en que se redactará un escrito depende fundamentalmente del destinatario. Yo puedo aquí, en el blog, imaginar un lector que espera un lenguaje amigable, y al que puedo dirigirme como si tuviéramos una charla informal; pero jamás podría enviar un trabajo para publicar en una revista científica, redactado de la misma manera.

Y tampoco podría informar a alguien que me ha contratado para evaluar los suelos de su lote, escribiendo por ejemplo: ” yo que vos, no edificaría en la parte sombreada del mapa…”

Para todas las situaciones formales, debe preferirse el estilo impersonal, y la voz pasiva.  Digamos por ejemplo que si yo no estuviera escribiendo un blog tan coloquial como éste, la oración que lo inicia debería haber sido de una de las dos formas siguientes:

Hace ya mucho tiempo, y a instancias del Pulpo, se redactó un post en el que se dieron los lineamientos…

Hace ya mucho tiempo, y a instancias del Pulpo,  fue redactado un post en el que se dieron los lineamientos…

¿Se entiende? (Preguntas como ésta tampoco aparecerán en un informe o en un trabajo científico).

2. Prestar atención a la ortografía.

Ningún editor publicará un trabajo con errores de ortografía, y nadie contratará por segunda vez a un profesional que le presente un informe plagado de barbaridades ortográficas. Además, hay textos que son un insulto a la vista para cualquier lector, de modo que este punto es básico.

No es suficiente pasar un corrector de Word o similar, ya que esas herramientas no distinguen las funciones gramaticales de las palabras que revisan, de tal manera que si se da el caso de partículas que en una situación llevan acento y en otra no, el corrector aceptará ambas, aunque haya error en eso. Por ejemplo, la palabra mas lleva o no acento, según sea adverbio de cantidad o conjunción adversativa, respectivamente. El problema es que la herramienta de Word no distingue cuál es el caso.

Por eso, sólo caben dos alternativas: o aprender las reglas ortográficas y aplicarlas, o contratar a un corrector humano (¡pero que sea bueno, por favor!). De eso sé bastante, porque mis estudios universitarios fueron solventados con trabajitos de esa clase, además de las traducciones y clases de idiomas… y debo decirles que esa tarea era muy rentable por ese entonces, porque todavía no éramos muchos.

3. No redactar párrafos excesivamente largos.

Cuando un párrafo se hace excesivamente largo, suceden dos cosas igualmente indeseables: se pierde la atención del lector por un lado, y se oscurece el significado, por el otro.

Si se desea agregar mucha información, es preferible hacerlo a través de oraciones cortas, separadas por puntos, antes que llenar el párrafo de aclaraciones, ya sea entre guiones, comas o paréntesis.

Por supuesto, tampoco se debe caer en el extremo de enunciar una tras otra, una colección de oraciones inconexas. Ninguno de los extremos es bueno, pero ¿cómo saber si estamos abusando de las aclaraciones? Si en un párrafo aparecen una y otra vez expresiones como “el cual”, “el mismo”, “cuyo”, “por lo cual”, y similares, es señal de que hacen falta algunos puntos para separar mejor las ideas a expresar.

Imaginen algo así:

“El patrón de drenaje del área superior de la cuenca, la cual se extiende por muchos kilómetros entre las localidades más importantes, mencionadas más arriba, y del cual podrá presentarse un análisis más detallado tan pronto como la fotogrametría de la zona- actualmente en vías de realización en el laboratorio pertinente- puede caracterizarse de modo general como rectangular, si bien localmente…”

El precedente es un párrafo imaginario, pero no dista mucho de algunos que me toca a menudo corregir, y coincidirán conmigo en que es, por lo menos, oscuro.

Eso mismo se entiende mejor si se usan oraciones cortas y completas en sí mismas.

Algo como:

“El área superior de la cuenca se extiende por muchos kilómetros entre las localidades más importantes, mencionadas más arriba. Su patrón de drenaje puede caracterizarse de modo general como rectangular, aunque con cambios locales. Un análisis más detallado se presentará tan pronto como se complete la fotogrametría de la zona, actualmente en curso en el laboratorio pertinente”.

4. Prestar atención a los signos de puntuación.

Por más que mucha gente lo ignore, las comas, los puntos, puntos suspensivos, etc., tienen sus propias reglas de uso, que deben respetarse. No se trata de ponerlas azarosa ni caprichosamente, al menos en los textos formales. En las prosas literarias o coloquiales existe más libertad, pero no es así en los párrafos científicos.

Una consideración semejante vale para las abreviaturas y las siglas. Uno puede entender qué significa mts, pero no puede usarlo en esa forma en un texto científico, ya que la convención internacional indica que la abreviatura correcta es m.

5. No olvidar los créditos en las figuras, mapas y tablas.

Ya en el post que he linkeado más arriba, hice mención a los créditos que deben figurar en los agradecimientos, pero además, cuando se usan curvas o gráficos tomados de otros trabajos, al pie de cada uno de ellos debe aparecer la fuente. Es común que se usen ábacos, curvas y figuras de otros autores para ilustrar argumentos o análisis propios, pero es una obligación ética mencionar el origen.

6. No incluir análisis innecesarios.

Todos y cada uno de los análisis cuyos resultados figuran en un texto deben aportar algo al objetivo del informe, y ser el fundamento de alguna o algunas conclusiones. De lo contrario su presencia es ociosa, y conduce a pensar que se está intentando “rellenar” un trabajo poco sustancioso. En definitiva, resta más de lo que suma.

7. Expresar lealmente los resultados obtenidos.

Muchas veces se plantea una hipótesis al comienzo de un trabajo, y se espera que los resultados la avalen. Pero si no es ése el caso, es perfectamente válido poner por escrito esa circunstancia. Lo que no es aceptable es ocultar los resultados o menos aún tergiversarlos.

La evolución y modificación del conocimiento propio es parte integrante y resultado natural de la investigación, de modo que señalar cambios en las aseveraciones realizadas en trabajos previos, es perfectamente admisible.

8. No repetir párrafos.

En el post que es antecedente de éste, ya enumeré las partes de un informe, entre las que se cuentan por un lado la discusión de resultados, y por otro, las conclusiones. Es error común repetir en el segundo de los apartados, lo que ya figura en la discusión. Eso se evita, simplemente, aludiendo a lo ya escrito a través de expresiones como “según se explicó más arriba”, “conforme a lo ya mencionado en la discusión”, o similares.

Lo que no es admisible es repetir párrafos enteros bajo más de un acápite.

9. No abundar en referencias inútiles.

Es también práctica común, repetir párrafos enteros de otros autores, que no son imprescindibles en el informe. En todo caso, si refuerzan alguna aseveración del que escribe el texto, basta con mencionarlos entre paréntesis, como referencia bibliográfica, de modo que puedan consultarse en el original, si ése es el deseo del lector.

Sólo se puede hacer una excepción a esta regla cuando se hace un resumen del estado del arte sobre un tema determinado, lo que a veces ocupa una parte de la Introducción del informe.  En los demás apartados, deben evitarse esas reproducciones .

10. Prestar atención a las leyendas en los gráficos.

En los mapas no pueden faltar las escalas, la posición del norte y /o coordenadas geográficas y las explicaciones del significado de cada uno de los trazos, trazas y/ o colores que se hayan utilizado. En los otros tipos de gráficos, salvo las coordenadas geográficas y la posición del norte, vale la misma recomendación.

Les aseguro que todo lo dicho se tiene en cuenta a la hora de revisar un trabajo científico, y lo digo por experiencia porque me ha tocado actuar como evaluadora en más de una ocasión.

Espero que esto sea un aporte útil, aunque cuanto más escribo al respecto, más me doy cuenta de que el tema no se ha agotado todavía, de modo que no se asombren si vuelvo al ataque con otros posts relativos al mismo.

Si este post les ha gustado como para llevarlo a su blog, o a la red social, por favor, mencionen la fuente.

P.S.: La imagen que ilustra el post vino en una cadena de mails, no conozco al autor.

5 comentarios para “10 tips para tener en cuenta a la hora de redactar informes de trabajo.”

  • Terox dice:

    Una cosa muy importante, y que creo que cabe en el punto 1, es el uso del vocabulario apropiado. O sea, si va dirigido a expertos en el campo, podés usar los términos más precisos y técnicos que querás, pero si lo va a leer, como vos pusiste de ejemplo, el dueño de un lote para evaluar la calidad del suelo, debes usar términos que le sean familiares…

  • Terox dice:

    Por cierto, un ejemplo muy común de profesionales que utilizan el lenguaje equivocado en el momento equivocado es el de los médicos…

  • Graciela dice:

    Sí, es verdad, así debe ser, Terox

  • giuliano dice:

    es fundamental lo de evitar los análisis innecesarios, hasta a veces resulta gracioso el leer como se van por las ramas algunos. jaja

  • Graciela dice:

    Yo he escuchado decir con todas las letras: “No me importa si el análisis es pertinente o no, es para engordar un poco el informe”, lo cual es totalmente inaceptable, por eso lo señalo acá, Giuliano.

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